Архивному отделу хозуправления администрации города исполняется 20 лет.

В далеком 1999 году мэр Архангельска Павел Балакшин подписал постановление о создании муниципального архива. В ноябре 2000-го новая структура получила постоянную прописку – в двухэтажном здании на Котласской, 8. А первый прием документов на государственное хранение состоялся в феврале 2001 года.

За это время архивный отдел стал полноценной и очень важной службой. Сегодня здесь трудится всего семь человек, но каждый является безусловным профессионалом своего дела.

В числе основных задач – обеспечение социальной и правовой защиты граждан, предотвращение утраты документов по личному составу, обеспечение сохранности и государственного учета документов, принятие мер по улучшению физического состояния документов. Если говорить проще и доступнее, то архив предоставляет гражданам необходимые услуги, связанные с документами, в том числе перед выходом на пенсию.

В Архангельске действовало немало учреждений и организаций, которые были впоследствии ликвидированы. Например, трамвайно-троллейбусное управление. Работал себе человек там когда-то, и вот пришла пора уходить на пенсию. А где искать все документы – личные карточки по учету кадров или бухгалтерские документы по заработной плате? В муниципальном архиве на Котласской, 8.

Всего на сегодняшний день на хранении в архиве состоят 202 фонда (из них 46 объединенных по ведомственному принципу или по направлениям деятельности) общим количеством 60345 единиц хранения. Чем занимаются архивисты? Комплектование, архивный учет, обеспечение сохранности и использование документов организаций, ликвидированных без правопреемника муниципальной формы собственности. Архив оказывает содействие организациям по подготовке документов к передаче на государственное хранение: проводит консультирование лиц, ответственных за архив и делопроизводство, по вопросам упорядочения и описания документов, написанию исторических справок (в том числе с выходом в организации), осуществляет методическую и практическую помощь в обработке подлежащих хранению документов.

Муниципальный архив Архангельска, конечно, не очень подходит для историков и краеведов: они, как правило, работают в Государственном архиве Архангельской области. Там и документов больше, и охват организаций и предприятий шире. Но даже в городском архиве можно почерпнуть важные сведения, например, о работе Архангельского горисполкома. 

Запросы граждан, как правило, стандартные. Начальник архивного отдела Любовь Богданова отмечает, что большая часть касается сведений о работе и размере заработной платы.

– Значительно число запросов о предоставлении отпусков по уходу за детьми, о подтверждении сохранения заработной платы в период обучения на курсах. Встречаются запросы о продолжительности отпуска и нетрудоспособности, выплате страховки и алиментов, о местонахождении организации в Архангельске, реорганизациях предприятия, об отсутствии документов в архиве и т. д. Самыми трудоемкими являются запросы о предоставлении сведений, подтверждающих особые условия труда (для назначения льготной пенсии), – говорит Любовь Вячеславновна.

Только за прошедший год архив выдал 7548 справок социально-правового характера. Но есть и немало сложностей, о которых архивисты давно говорят. Как мы знаем, после распада СССР и ликвидации многих структур и организаций, вопрос сохранности документов встал особенно остро. Не все учреждения делились документацией с архивом, некоторые попросту выкидывали все это на помойку. Вот и получилось, что ценные личные дела или бухгалтерская отчетность оказались недоступными.

– По возможности работники архива следят за сохранностью документов по личному составу в действующих организациях, являющихся источниками комплектования архива, разъясняют, что от правильно организованного делопроизводства и сохранности документов нередко зависят судьбы людей. В помощь работникам ликвидируемых организаций, ответственным за делопроизводство и архив, специалистами подготовлен примерный перечень документов, подлежащих передаче на государственное хранение при ликвидации, образцы оформления описей, исторической справки, предисловия, схема систематизации документов в описи, – отмечает Любовь Богданова.

Сегодня часто можно слышать мнение, что цифровые носители заменяют бумажные и скоро придет время, когда все будет храниться исключительно в компьютерах на жестких дисках. Однако такое время наступит очень не скоро, да и бумажные документы гарантируют большую надежность. А вдруг жесткий диск сломается или информация на нем окажется недоступной? А бумага, она вечна, что доказано временем...