При невозможности удержать у физического лица исчисленную сумму НДФЛ налоговый агент (работодатель) сообщает об этом в налоговый орган, а также самому получателю дохода. Срок представления этих сведений - не позднее 1 марта года, следующего за тем, в котором возникли соответствующие обстоятельства. Например, если зарплата налогоплательщику была выплачена в натуральной форме или произошла ошибка в расчётах, исправить которую до конца календарного года не было возможности.

Сведения о неудержанном налоге направляются в виде справки 2-НДФЛ, где в реквизите «Признак» налоговый агент указывает код «2», а правопреемник налогового агента - код «4».

Начиная с представления сведений за налоговый период 2018 года, применяется новая форма справки. Она является машиноориентированной и предназначена для налоговых агентов, представляющих налоговую отчётность на бумаге (тех, кто выплачивал доходы менее чем 25 физическим лицам). Новая форма позволяет автоматизировать процесс сканирования, распознавания и оцифровки полученных от налоговых агентов на бумажном носителе справок 2-НДФЛ, что оптимизирует приём и обработку представленных данных.

Организации представляют справки по форме 2-НДФЛ в налоговую инспекцию по месту учёта, а в отношении работников обособленных подразделений – по месту нахождения соответствующего подразделения. Индивидуальные предприниматели направляют справки в налоговую инспекцию по месту жительства. Если НДФЛ не был удержан с работников, которые заняты в деятельности, облагаемой ЕНВД или по патентной системе, сведения представляются в налоговую инспекцию по месту учёта в связи с осуществлением такой деятельности.

ИФНС России по г. Архангельску обращает внимание налоговых агентов, что в отношении лиц, с которых не был удержан НДФЛ, подаются не только сведения о неудержанном налоге, но и справки 2-НДФЛ в общем порядке (в срок не позднее 1 апреля).