Методические рекомендации
по организации перехода мэрии города Архангельска на предоставление
муниципальных и государственных услуг в электронной форме

1. Общие положения

1.1. Настоящие Методические рекомендации предназначены для определения единых подходов и методов перехода органов мэрии города Архангельска на предоставление муниципальных и государственных услуг в электронной форме (далее – переход на предоставление услуг в электронной форме).

1.2. В настоящих Методических рекомендациях определены основные понятия, используемые для описания процессов перехода на предоставление услуг в электронном виде, а также представлены рекомендации по реализации поэтапного перехода на предоставление услуг в электронной форме.

1.3. Переход к предоставлению услуг в электронной форме осуществляется на основании следующих документов:

§ Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации, утверждена Президентом Российской Федерации 7 февраля 2008 г. № Пр-212;

§ постановление Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2007 г. № 931 "О некоторых мерах по обеспечению информационного взаимодействия государственных органов и органов местного самоуправления при предоставлении государственных услуг гражданам и организациям";

§ постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 478  «О единой системе информационно-справочной поддержки граждан и организаций по вопросам взаимодействия с органами исполнительной власти и органами местного самоуправления с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет»;

§ Концепция административной реформы в Российской Федерации в 2006 - 2010 годах, одобренная распоряжением Правительства Российской Федерации от 25 октября 2005 г. N 1789-р;

§ Концепция формирования электронного правительства до 2010 года, одобренная постановлением Правительства Российской Федерации от 6 мая 2008 г. № 632-р;

§ Концепция региональной информатизации до 2010 года, одобренная Распоряжением Правительства Российской Федерации от 17 июля 2006 г. № 1024-р;

§ распоряжение Правительства Российской Федерации от 17 ноября 2008 г. № 1663-р «Об утверждении основных направлений деятельности правительства Российской Федерации на период до 2012 года и перечня проектов по их реализации»;

§ распоряжение Правительства Российской Федерации от 17 октября 2009 г. № 1555-р «О Плане перехода на предоставление государственных услуг и исполнение государственных функций в электронной форме федеральными органами исполнительной власти»;

§ распоряжение Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2009 г. № 1993-р «Об утверждении сводного перечня первоочередных государственных и муниципальных услуг, предоставляемых в электронной форме»;

§ План мероприятий по реализации Концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года (утвержден Председателем Правительственной комиссии по проведению административной реформы 14 февраля 2009 года № 604п-П16);

§ Перечень поручений Президента Российской Федерации по итогам совместного заседания Государственного совета Российской Федерации и Совета при Президенте Российской Федерации по развитию информационного общества в Российской Федерации 23 декабря 2009 г., утвержденного Президентом Российской Федерации 26 декабря 2009 г. № Пр-3492;

§ Распоряжение Губернатора Архангельской области от 20 февраля 2010г. № 173-р «О внедрении информационных технологий в деятельность органов государственной власти и органов местного самоуправления»;

§ Постановление Правительства Архангельской области от 19 октября 2010г. № 328-пп «Об утверждении долгосрочной целевой программы Архангельской области "Электронная Архангельская область» на 2011 - 2013 годы»;

§ Постановление Правительства Архангельской области от 28 декабря 2010г. № 408-пп «О создании государственных информационных систем, обеспечивающих предоставление государственных услуг Архангельской области и муниципальных услуг муниципальных образований Архангельской области гражданам и организациям в электронной форме»;

§ Постановление Правительства Архангельской области от 05 апреля 2011г. № 102-п «О создании государственной информационной системы Архангельской области «Архангельская региональная система межведомственного электронного взаимодействия»;

§ Распоряжение Правительства Архангельской области от 07 июня 2011г. № 322-рп «Об утверждении плана мероприятий Архангельской области по переходу на межведомственное информационное взаимодействие при предоставлении государственных и муниципальных услуг»;

§ Постановление Правительства Архангельской области от 28.06.2011 N 219-пп «Об утверждении программы Архангельской области «Снижение административных барьеров, оптимизация и повышение качества предоставления государственных и муниципальных услуг, в том числе на базе многофункционального центра предоставления государственных и муниципальных услуг, на 2011 - 2013 годы»;

§ Распоряжение Правительства Архангельской области от 23.08.2011 N 497-рп «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг на территории Архангельской области».

§ Распоряжение мэрии города Архангельска от 03 июня 2010г. № 981р "О создании рабочей группы по организации перехода на предоставление муниципальных услуг в электронном виде".

§ Распоряжение мэрии города Архангельска от 17декабря 2010г. № 2272р "Об утверждении Порядка формирования и ведения реестра муниципальных услуг, предоставляемых мэрией города Архангельска, муниципальными учреждениями муниципального образования "город Архангельск".

§ Распоряжение мэрии города Архангельска от 27 апреля 2011г. № 940р "О формировании графических карт на муниципальные услуги (муниципальные функции)".

§ Распоряжение мэрии города Архангельска от 05 июля 2011г. № 1500р "Об утверждении Плана мероприятий, необходимых для реализации органами мэрии города Архангельска Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг"

§ Постановление мэрии города Архангельска от 26 августа 2011г. № 392р "О разработке и утверждении административных регламентов предоставления муниципальных услуг мэрией города Архангельска".

§ Распоряжение мэрии города Архангельска от 23 сентября 2011г. № 2239р "Об организации подготовки перевода муниципальных услуг предоставляемых органами мэрии города, в электронный вид".

§ Распоряжение мэрии города Архангельска от 30 декабря 2011г. № 3543р "Об утверждении плана мероприятий муниципального образования "город Архангельск" по переходу на межведомственное информационное взаимодействие при предоставлении муниципальных услуг".

§ Распоряжение мэрии города Архангельска от 17 января 2012г. № 38р "О назначении ответственных за организацию межведомственного взаимодействия при предоставлении муниципальных услуг"

1.4.      Настоящие Методические рекомендации должны применяться совместно со следующими документами:

§ Методические рекомендации по организации нормативного правового обеспечения перехода на предоставление органами исполнительной власти Архангельской области и органами местного самоуправления государственных и муниципальных услуг, а также учреждениями Архангельской области и муниципальными учреждениями в электронной форме (далее – Рекомендации по правовому обеспечению электронных услуг);

§ Методические рекомендации по организации работ по подключению и заполнению регионального реестра государственных и муниципальных услуг региональными органами исполнительной власти (далее – Рекомендации по ведению реестра услуг)

2. Понятия и определения

2.1. Законодательство Российской Федерации определяет следующие основные понятия, которые должны использоваться при переходе на предоставление услуг в электронной форме:

§ информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;

§ информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов;

§ информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;

§ информационно-телекоммуникационная сеть - технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники;

§ конфиденциальность информации - обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя;

§ предоставление информации - действия, направленные на получение информации определенным кругом лиц или передачу информации определенному кругу лиц;

§ распространение информации - действия, направленные на получение информации неопределенным кругом лиц или передачу информации неопределенному кругу лиц;

§ электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;

§ документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель;

§ оператор информационной системы - гражданин или юридическое лицо, осуществляющие деятельность по эксплуатации информационной системы, в том числе по обработке информации, содержащейся в ее базах данных.

§ электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

§ электронная цифровая подпись (далее – ЭЦП) - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

§ средства ЭЦП - аппаратные и (или) программные средства, обеспечивающие реализацию хотя бы одной из следующих функций - создание ЭЦП в электронном документе с использованием закрытого ключа ЭЦП, подтверждение с использованием открытого ключа ЭЦП подлинности ЭЦП в электронном документе, создание закрытых и открытых ключей ЭЦП;

§ сводный реестр государственных (муниципальных) услуг (функций) (далее – Сводный реестр) - федеральная государственная информационная система, содержащая сведения о предоставляемых федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления государственных и муниципальных услугах и исполняемых этими органами государственных и муниципальных функциях. Размещаемые сведения предназначены для предоставления в установленном порядке по запросам заинтересованных лиц;

§ региональный реестр государственных (муниципальных) услуг (функций) (далее – Региональный реестр) - региональная государственная информационная система, содержащая сведения о предоставляемых органами исполнительной власти Архангельской области и органами местного самоуправления государственных и муниципальных услугах и исполняемых этими органами государственных и муниципальных функциях, предназначенные для обеспечения доступа граждан и организаций к сведениям об услугах (функциях).

§ реестр муниципальных услуг (далее – Муниципальный реестр) – муниципальная информационная система, содержащая сведения о предоставляемых органами местного самоуправления муниципальных и государственных услугах и исполняемых этими органами муниципальных и государственных функциях, предназначенные для обеспечения доступа граждан и организаций к сведениям об услугах (функциях).

§ единый портал государственных (муниципальных) услуг (функций) (далее – Единый портал) - федеральная государственная информационная система, которая обеспечивает доступ граждан и организаций к части сведений об услугах (функциях), размещенных в сводном реестре, предназначенных для распространения; размещен по адресу www.gosuslugi.ru.

§ региональный портал государственных (муниципальных) услуг (далее – Региональный портал) – региональная государственная информационная система, которая обеспечивает доступ граждан и организаций к части сведений об услугах, размещенных в региональном реестре, предназначенных для распространения; размещен по адресу www.pgu.dvinaland.ru.

§ муниципальный портал муниципальных (государственных) услуг (функций) (далее – Муниципальный портал) - муниципальная информационная система, которая обеспечивает доступ граждан и организаций к части сведений об услугах (функциях), размещенных в сводном реестре, предназначенных для распространения; размещен по адресу www.arhcity.ru

2.2. Для целей настоящих методических рекомендаций используются также следующие понятия:

§ предоставление услуг в электронной форме – предоставление государственных и муниципальных услуг (далее – услуги) с использованием информационно-коммуникационных технологий, включая осуществление электронного взаимодействия между органами государственной власти, органами местного самоуправления, иными органами и организациями, заявителями, в том числе при исполнении административных процедур;

§ заявители - физические или юридические лица или их уполномоченные представители, обратившиеся в установленном порядке в орган исполнительный власти, орган местного самоуправления, (далее в том числе – органы власти), учреждение Архангельской области или муниципальное учреждение, (далее – учреждения) предоставляющее услуги, с запросом о предоставлении услуги, выраженным в устной, письменной или электронной форме.

3. Общее описание поэтапного перехода на предоставление услуг в электронной форме

3.1. Переход на предоставление услуг в электронной форме рекомендуется осуществлять посредством последовательного выполнения пяти ключевых этапов.

3.2. Первый этап предполагает организацию дистанционного предоставления заявителям общей информации об услуге: порядок получения услуги и адреса мест приема документов для предоставления услуги.

При подготовке к выполнению первого этапа должен быть разработан и утчержден административный регламент услуги.

3.3. На втором этапе заявителю должна быть предоставлена возможность дистанционно получить формы документов, необходимые для получения услуги.

Указанные формы должны быть размещены в соответствующем разделе Регионального портала и Муниципального портала, Регионального реестра и Муниципального реестра. Заявитель должен получить возможность оформить все необходимые документы в удобном для него месте для подачи в удобное для него время в соответствующий орган власти.

3.4. На третьем этапе должна быть обеспечена возможность предоставления заявителем в электронной форме документов для получения услуги, в том числе путем заполнения электронных форм и предоставления электронных копий документов.

Указанная возможность должна быть предоставлена с использованием средств Регионального портала и Муниципального портала. Рекомендуемый способ обмена информацией между заинтересованными органами власти – обмен данными при помощи веб-сервисов.

3.5. На четвертом этапе заявителю должен быть предоставлен доступ к информации о ходе предоставления услуги, в том числе о результатах рассмотрения его документов: выдерживается ли срок выполнения административных процедур, какие решения приняты и т.д.

Доступ к указанной информации должен быть предоставлен на Региональном портале и Муниципальном портале в режиме реального времени.

3.6. В ходе выполнения пятого этапа должна быть реализована возможность предоставления услуг полностью в электронной форме.

В целях реализации пятого этапа должна быть завершена организация автоматизированного электронного взаимодействия между заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами исполнительной власти Архангельской области, органами местного самоуправления, учреждениями, а также, при необходимости, иными органами и организациями, в рамках оказания услуги.

По завершении процесса предоставления услуги в электронной форме информация о результате предоставления услуги должна быть помещена в специальный информационный ресурс (базу данных). Необходимо разработать правила доступа к такому ресурсу заинтересованным органам и организациям, а также обеспечить автоматический или автоматизированный доступ к нему. Заинтересованные органы власти и организации должны получать сведения о результате оказания услуги из этой базы данных, а не требовать подтверждения этих сведений от получателей услуг.

Предоставление услуг полностью в электронной форме на пятом этапе не исключает необходимости предоставления заявителем (лично или посредством почтовой связи) материальных объектов (вещей), за исключением документов, а также необходимости осуществления личного взаимодействия заявителя с работниками органов мэрии города по обстоятельствам, не связанным с приемом документов, если указанная необходимость установлена федеральным законом.

3.7. В случаях высокой профессиональной подготовки исполнителей услуг, технических специалистов обеспечивающих бесперебойную эксплуатацию программно-технических комплексов, имеющих достаточные знания и опыт по внедрению современных информационно-коммуникационных технологий, руководителями органов мэрии, на основании требований нормативных и правовых актов, может быть определен заключительный этап перевода каждой услуги к электронному виду и принято решение о планирование работ перехода непосредственно к итогам заключительного этапа. При этом должны учитываться итоговые требования выполнения промежуточных этапов.

4. Организационная структура реализации перехода на предоставление услуг в электронной форме

4.1. Общие вопросы перехода на предоставление услуг в электронной форме рассматриваются на заседаниях Правительственной комиссии по внедрению информационных технологий в деятельность государственных органов и органов местного самоуправления, в том числе вопросы реализации перехода в части организации предоставления в электронной форме услуг с участием федеральных органов исполнительной власти.

4.2. Для обеспечения эффективного перехода на предоставление услуг в электронной форме в Архангельской области определен ответственный в целом за организацию указанного процесса (Заместитель Губернатора Архангельской области – руководитель администрации Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области).

4.3. В Архангельской области создана комиссия по вопросам совершенствования государственного управления на территории Архангельской области, в состав которой включены представители органов исполнительной власти Архангельской области, уполномоченные по вопросам информатизации и реализации административной реформы в области, по вопросам региональной политики и местному самоуправлению Архангельской области. При данной комиссии создана рабочая группа по вопросам реализации Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

4.4. Для обеспечения эффективного перехода к предоставлению услуг в электронном виде в мэрии города создана рабочая группа с участием руководителей органов мэрии, предоставляющих услуги, а также представителей муниципально-правового департамента, департамента экономики, департамента организационной работы, информационных ресурсов и систем мэрии города. Функции руководителя работ по переводу услуг в электронный вид и координатора мероприятий  по внедрению межведомственного информационного взаимодействия при предоставлении услуг возложены на заместителя мэра города – руководителя аппарата.

4.5. В каждом органе мэрии, предоставляющем услуги, необходимо создать рабочую группу по переводу услуг в электронный вид во главе с руководителем или заместителем руководителя этого органа. Необходимо определить и включить в состав указанной рабочей группы должностных лиц, ответственных за:

§ разработку административных регламентов, графических карт и технологических карт межведомственного взаимодействия;

§ внесение необходимых сведений в Региональный реестр и Муниципальный реестр;

§ анализ и доработку нормативных и правовых актов, регулирующих вопросы предоставления услуг, в целях обеспечения их предоставления в электронной форме;

§ сбор сведений и подготовку детализированного календарного плана работ по переходу на предоставление услуг в электронной форме;

§ модернизацию используемых информационных систем и обеспечение аппаратными средствами и коммуникациями;

§ контроль выполнения мероприятий и передачу информации для мониторинга выполнения планов;

§ организация мониторинга качества исполнения услуг.

4.6. В мэрии города создана рабочая группа по организации перехода на предоставление муниципальных услуг в электронной форме в которую включены руководители органов мэрии, предоставляющих услуги, а также представители муниципально-правового департамента, департамента организационной работы, информационных ресурсов и систем мэрии города. Возглавляет рабочую группу заместитель мэра города – руководитель аппарата.

4.7. В целях эффективной организации перехода на предоставление услуг в электронной форме в IV квартале 2011 года (в соответствии с Приложением № 2 к программе Архангельской области «Снижение административных барьеров, оптимизация и повышение качества предоставления государственных и муниципальных услуг, в том числе на базе многофункционального центра предоставления государственных и муниципальных услуг, на 2011 - 2013 годы», утвержденной Постановлением Правительства Архангельской области от 28 июня 2011г. № 219-пп) будут разработаны и утверждены планы перехода на предоставление в электронной форме государственных и муниципальных услуг в Архангельской области.

Рекомендуется, чтобы состав сведений, указанных в планах, соответствовал настоящим Методическим рекомендациям по каждому из этапов перехода, а также Рекомендациям по планированию и контролю, а также Рекомендациям по правовому обеспечению электронных услуг.

5. Технологическая инфраструктура реализации поэтапного перехода на предоставление услуг в электронной форме

5.1. В качестве базового аппаратно-программного обеспечения реализации поэтапного перехода на предоставление услуг в электронной форме необходимо использовать инфраструктуру электронного правительства.

5.2. Выделяются следующие базовые компоненты (уровни) инфраструктуры электронного правительства:

5.2.1. Распределенная защищенная сеть на базе магистральных каналов, сегменты частных локальных сетей органов власти.

5.2.2. Центры обработки данных различного уровня.

Центры обработки данных концентрируют программно-аппаратные мощности, которые обеспечивают:

§ функционирование государственных информационных систем;

§ межведомственный обмен данными, своевременную доставку информационных сообщений;

§ функционирование служебных сервисов единого пространства ЭЦП и пространства идентификационных элементов;

§ инфраструктурные сервисы, повышающие устойчивость и эффективность работы прикладных систем (виртуализация вычислительных ресурсов, управление хранением данных, отказоустойчивость и резервное копирование);

§ информационную безопасность работы электронного правительства.

§ Центры обработки данных имеют иерархическую структуру. На верхнем уровне находится федеральный центр обработки данных. Нижележащий уровень представлен ведомственными центрами обработки данных и региональными информационными центрами субъектов Российской Федерации.

5.2.3. Компоненты обеспечения межведомственного взаимодействия.

Электронное взаимодействие между информационными системами различных ведомств обеспечивается посредством системы межведомственного электронного взаимодействия (далее – СМЭВ).

СМЭВ представляет собой комплекс программно-технических средств и организационно-методических материалов, обеспечивающий типовые механизмы информационного взаимодействия на базе сервис-ориентированной архитектуры. Основной принцип заключается в том, что в рамках каждой информационной системы разрабатывается необходимый набор веб-сервисов, обеспечивающих передачу информации в обоих направлениях – выдачу данных из системы по запросу и прием входящих данных из вне. Разработка сервисов осуществляется в соответствии с техническими стандартами СМЭВ (протоколы, форматы, стандарты разработки) и методическими рекомендациями (единые классификаторы и метаобъекты).

Разработанные сервисы публикуются в едином каталоге сервисов СМЭВ, который обеспечивает классификацию сервисов, хранение их описания и возможность гибкого поиска. Помимо хранения реестра сервисов, СМЭВ позволяет вести каталог пользователей и настраивать общую политику безопасности при обращении к сервисам, возможность шифрации информации, возможность обеспечивает регулярный мониторинг доступности сервисов и вести статистику их использования.

Ядро СМЭВ является единой точкой входа для всех информационных систем, что позволяет единожды настроить канал связи для каждой информационный системы и далее использовать его для всех вариантов электронного взаимодействия.

На уровне Архангельской области создан региональный сегмент СМЭВ (далее - РСМЭВ), имеющий аналогичную техническую архитектуру и функционирующий в рамках общих стандартов СМЭВ. Региональный сегмент обеспечивает ведение реестра сервисов региональных информационных систем, реализуя все необходимые дополнительные функции и формируя сервис-ориентированную модель взаимодействия в рамках субъекта. При этом региональные сегменты взаимодействуют с центральным ядром СМЭВ по выделенным каналам связи, обеспечивая на логическом уровне общий реестр сервисов, каталог пользователей, преемственность политик безопасности. Такой подход упрощает и ускоряет процесс настройки электронного взаимодействия между информационными системами различных субъектов Российской Федерации и федеральных органов власти.

5.2.4. Центры общественного доступа граждан, центры телефонного обслуживания.

Центры телефонного обслуживания оснащаются программно-аппаратными комплексами, обеспечивающими доступ граждан к услугам, предоставляемым в электронной форме, посредством операторов, обслуживающих обращения граждан. Подача документов на предоставление услуги осуществляется работниками указанных центров (операторами) через Единый портал.

Центры общественного доступа представляют собой информационные киоски (или иные программно-аппаратные комплексы) для самостоятельного доступа граждан к услугам, предоставляемым в электронной форме.

5.2.5. Единая система информационно-справочной поддержки граждан и организаций по вопросам взаимодействия с органами исполнительной власти и органами местного самоуправления с использованием информационно-коммуникационной сети Интернет[1] (далее – Единая Система).

Единая система состоит из следующих информационных систем:

§ Единый портал;

§ Сводный реестр;

§ Региональный реестр;

§ Муниципальный реестр;

§ Региональные порталы государственных и муниципальных услуг (функций) (далее – региональные порталы).

Сведения из Регионального реестра должны передаваться в Сводный реестр. Сведения из Сводного реестра публикуются на Едином портале.

5.2.6. Удостоверяющий центр электронного правительства. В каждом субъекте Российской Федерации рекомендуется создание регионального удостоверяющего центра и его кроссертификация с Удостоверяющим центром электронного правительства.

5.3. Для реализации мероприятий поэтапного перехода на предоставление услуг в электронной форме могут быть задействованы следующие элементы инфраструктуры оказания услуги:

§ информационные системы и ресурсы, принадлежащие органам власти, предоставляющим услуги, в том числе официальные Интернет-сайты органов власти;

§ государственные и муниципальные информационные системы и ресурсы, принадлежащие федеральным органам исполнительной власти, органам исполнительной власти Архангельской области, органам местного самоуправления, фондам, а также иным органам и организациям, участвующим в процессе предоставления услуги;

§ государственные и муниципальные информационные системы и ресурсы, принадлежащие федеральным органам исполнительной власти, органам исполнительной власти Архангельской области, органам местного самоуправления, фондам, а также иным органам и организациям, заинтересованным в получении информации о результате предоставления услуги.

6. Рекомендации по выполнению первого этапа перехода на предоставление услуг в электронной форме

6.1. Цель первого этапа – обеспечение общедоступности информации об услуге и способе ее получения с использованием средств Регионального портала и Муниципального портала.

6.2. В целях реализации первого этапа перехода в Региональный реестр и Муниципальный реестр для последующего размещения соответственно на Региональном портале и Муниципальном портале, рекомендуется предоставлять следующую информацию:

§ о порядке оказания услуги (перечень документов, которые необходимо представить для получения услуги, сроки оказания услуги, стоимость услуги и порядок оплаты);

§ о местах нахождения и графике работы органов мэрии города и организаций, предоставляющих услуги, а также о других органах и организациях, обращение в которые необходимо для предоставления услуги;

§ справочные телефоны и адреса электронной почты органов мэрии города и муниципальных учреждений, предоставляющих услуги, в том числе номер телефона-автоинформатора;

§ дополнительную информацию об органах власти и учреждениях, предоставляющих услуги, их структурных подразделениях (при наличии), а также о других органах и организациях, обращение в которые необходимо для получения услуги (телефон бюро пропусков, изменения в работе в связи с праздничными днями и т.д.).

6.3. Сведения, размещаемые на Региональном портале и Муниципальном портале, могут быть также размещены на официальных сайтах органов власти в сети Интернет при условии, что информация, размещаемая на указанных сайтах, будет совпадать с информацией, размещенной на Региональном портале и Муниципальном портале.

6.4. В случае отсутствия административного регламента предоставления услуги на момент начала перехода необходимо осуществить его разработку.

В указанном административном регламенте необходимо предусмотреть максимально возможные для осуществления в электронной форме административные действия, не противоречащие действующему законодательству, включая порядок информирования об услуге с использованием информационных коммуникационных технологий.

6.5. В планы мероприятий мэрии города, формируемые в соответствии с пунктом 4.5 настоящих Методических рекомендаций, в зависимости от объема полномочий мэрии города рекомендуется включать следующие мероприятия:

§ создание временной рабочей группы по обеспечению выполнения перехода на предоставление услуг в электронной форме. В состав группы рекомендуется включить специалистов всех органов мэрии города и при необходимости представителей муниципальных учреждений, участвующих в процессе предоставления услуги. Также в качестве участников рабочей группы рекомендуется привлекать работников органов мэрии, ответственных за правовую работу, информатизацию, а также делопроизводство. Возглавить рабочую группу рекомендуется заместителю мэра города;

§ назначение ответственного должностного лица за предоставление официальной информации в Региональный реестр и Муниципальный реестр, если указанное лицо не было определено ранее. Ответственному должностному лицу Удостоверяющим центром электронного правительства Архангельской области будет выдана ЭЦП для подписания предоставляемых сведений;

§ формирование административных регламентов предоставления услуг (при необходимости) и их утверждение (при наличии соответствующих полномочий органа власти);

§ осуществление мероприятий по подготовке сведений для размещения необходимой информации об услуге на Региональном портале и Муниципальном портале;

§ проведение обучения работников, участвующих в приеме документов от заявителей (при изменении порядка обработки документов, подданных для получения услуги);

§ подготовка отчета о завершении выполнения первого этапа плана перехода.

7. Рекомендации по выполнению второго этапа перехода на предоставление услуг в электронной форме

7.1. Цель второго этапа – предоставить заявителю возможность заранее подготовиться к визиту в организации в целях получения услуги, сформировав полный комплект документов, необходимый для ее получения (предоставления).

7.2. В целях реализации второго этапа перехода в Региональный реестр и Муниципальный реестр для последующего размещения соответственно на Региональном портале и Муниципальном портале, рекомендуется предоставлять следующую информацию:

§ формы (шаблоны) документов, которые необходимо представить для получения услуги;

§ образцы заполнения документов, в том числе платежных документов;

§ подробные рекомендации по заполнению форм документов, формированию комплекта документов, необходимых для представления в организацию, предоставляющую услугу;

§ формы платежных документов (при необходимости внесения платы за оказание услуги, перечень значений реквизитов платежных документов, которые необходимо указать для совершения оплаты).

Формы документов должны быть представлены в виде редактируемого файла формата AdobeAcrobat или MicrosoftOffice (Word или Excel). Указанные формы должны соответствовать требованиям административных регламентов предоставления услуг, а также иных нормативных правовых актов.

7.3. В целях реализации второго этапа необходимо в установленном порядке организовать работу по совершенствованию действующих нормативных правовых актов в сфере предоставления услуги в соответствии с Рекомендациями по правовому обеспечению электронных услуг.

Совершенствование нормативно-правовых актов должно быть направлено на обеспечение возможности предварительного заполнения и печати форм документов для последующего получения услуги.

Указанная работа может включать:

§ доработку нормативных правовых актов в части установления возможности предварительного заполнения и печати форм документов для последующего их предоставления в целях получения услуги;

§ утверждение в случае отсутствия необходимых форм документов для обеспечения возможности их размещения на Региональном портале и Муниципальном портале, а также  на официальных Интернет-сайтах муниципального образования "Город Архангельск", официальных Интернет-сайтах Архангельской области, исполнительных органов власти Архангельской области;

§ доработку утвержденных форм документов для обеспечения возможности их заполнения без помощи работников организаций, предоставляющих услуги.

7.4. Для достижения поставленной цели в планы мероприятий мэрии города в зависимости от необходимости и объема полномочий мэрии города рекомендуется включать следующие мероприятия:

§ разработку, совершенствование и утверждение форм документов для последующего обеспечения возможности их размещения на Региональном портале и Муниципальном портале;

§ доработку административного регламента предоставления услуги (или иного нормативного правового акта, регулирующего порядок оказания услуги);

§ комплекс мер, направленных на модернизацию аппаратно-программного обеспечения в связи с изменением форм документов;

§ проведение обучения работников, участвующих в приеме документов заявителей (при внесении изменений в порядок оказания услуги);

§ размещение или обновление информационных стендов, на которых размещается информация об услугах;

§ подготовка и размещение (при наличии соответствующих полномочий органа власти) необходимой информации об услуге на Региональном портале и Муниципальном портале, в том числе внесение изменений в информацию, размещенную на Региональном портале и Муниципальном портале на первом этапе;

§ подготовка отчета о завершении выполнения второго этапа плана перехода.

8. Рекомендации по выполнению третьего этапа перехода на предоставление услуг в электронной форме

8.1. Цель третьего этапа – избавление заявителя от необходимости посещения органов власти и учреждений, предоставляющих услуги, с целью подачи документов для получения услуги.

8.2. В целях реализации третьего этапа перехода с использованием средств Регионального портала и Муниципального портала рекомендуется предоставить заявителю возможность заполнить формы документов в интерактивном режиме, а также прикрепить к уже заполненным формам документов иные электронные документы, необходимые для предоставления услуги, формы которых на Региональном портале или Муниципальном портале разместить невозможно (например, учредительные документы, копии договоров и др.).

Вместо интерактивных электронных форм документов, на Региональном портале  и Муниципальном портале могут быть представлены доступные для скачивания формы документов в виде редактируемого файла формата AdobeAcrobat или MicrosoftOffice (Word или Excel).

После заполнения электронных форм документов, а также приложения необходимых электронных документов с использованием современных средств идентификации заявитель должен получить на Региональном портале и Муниципальном портале возможность отправить данные электронные документы в организацию, предоставляющую услугу.

8.3. При осуществлении приема документов в электронной форме необходимо обеспечить использование средств идентификации и аутентификации, в результате применения которых можно однозначно определить (идентифицировать) заявителя, а также правомочность, дату и время предоставления им документов. Необходимость использования заявителем ЭЦП для заверения представленных документов, как правило, определяется организацией, оказывающей услугу.

8.4. Обмен информацией между субъектами информационного обмена рекомендуется организовывать по технологии веб-сервисов через региональный сегмент Системы межведомственного электронного взаимодействия. При отсутствии в органе мэрии города, оказывающей услугу (или в муниципальных учреждениях, участвующих в оказании услуги) информационной системы, которая может быть модернизирована для обмена сообщениями по технологии веб-сервисов, допускается организация электронного обмена данными при помощи сообщений электронной почты.

Если в процессе предоставления услуги принимают участие федеральные органы исполнительной власти или территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, информационное взаимодействие с ними также рекомендуется организовывать посредством обмена сообщениями по технологии веб-сервисов через СМЭВ. Стандарт обмена данными через Систему межведомственного взаимодействия электронного правительства утверждается Минкомсвязью России.

8.5. В целях обеспечения реализации третьего этапа перехода необходимо провести работу по совершенствованию нормативных правовых актов, регулирующих вопросы предоставления услуг. Указанная работа может включать:

§ доработку нормативных правовых актов в части установления возможности и порядка предоставления документов в электронной форме для получения услуги, в том числе с использованием средств ЭЦП (в случае, если такая возможность в настоящее время не предусмотрена);

§ разработку и утверждение требований к электронной форме документов, предоставляемых для получения услуги;

§ при наличии процедуры согласования документов в иных организациях или если отдельные документы запрашиваются в других органах власти и организациях, необходимо предусмотреть разработку или внесение изменений в нормативные правовые акты, устанавливающие порядок указанного взаимодействия, в части обеспечения возможности информационного взаимодействия в электронной форме;

§ при необходимости заключение соглашения об информационном обмене через Систему межведомственного электронного взаимодействия. Соглашение заключается с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, в компетенцию которого входит заключение от имени Правительства Российской Федерации соглашений с федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления о взаимодействии через Систему межведомственного электронного взаимодействия.

8.6. В планы мероприятий мэрии города в зависимости от объема полномочий рекомендуется включать следующие мероприятия:

§ формирование графических карт (блок-схем) предоставления услуги на момент «до выполнения мероприятий третьего этапа»;

§ проведение всестороннего анализа процедур предоставления услуги и выработка предложений по улучшению указанного процесса в рамках третьего этапа;

§ формирование графических карт (блок-схем) предоставления услуги на момент «после завершения выполнения третьего этапа»;

§ сбор информации и определение необходимых мероприятий, направленных на внесение изменений в законодательство Российской Федерации, совершенствование программного обеспечение, подготовку кадров: состав и количество документов, количество автоматизированных рабочих мест, подлежащих модернизации, перечень работников, подлежащих переобучению и т.д.;

§ доработку административного регламента предоставления услуги (при необходимости);

§ комплекс мер, направленных на модернизацию аппаратного обеспечения в связи с необходимостью обрабатывать документы, поступающие в электронной форме, в том числе создание локальных сетей, размещение почтовых серверов и т.д.;

§ разработку информационных систем и ресурсов, обеспечивающих предоставление услуги в соответствии с требованиями третьего этапа (при необходимости);

§ проведение обучения работников, участвующих в приеме документов для предоставления услуги работе с электронными документами;

§ обновление информационных стендов с информацией об услугах;

§ подготовку, согласование и размещение электронных форм документов для обеспечения возможности их заполнения в интерактивном режиме на Региональном портале и Муниципальном портале;

§ внесение изменений в информацию об услуге, размещенной на Региональном портале  и Муниципальном портале на первом и втором этапе (при необходимости);

§ подготовку отчета о завершении выполнения третьего этапа.

8.7. При наличии нескольких органов и организаций, участвующих в процессе предоставления услуги, а также в случае участия в процессе предоставления услуги федеральных органов исполнительной власти (территориальных органов исполнительной власти федеральных органов исполнительной власти) в планы мероприятий мэрии города включаются следующие мероприятия:

§ проведение специального совещания с участием представителей заинтересованных органов и организаций. Цель совещания – определить роль данных органов и организаций и вовлечь их в работу по переходу на предоставление услуги в электронной форме;

§ формирование плана межведомственных мероприятий, включающих в себя:

§  подписание или внесение изменений в соглашения об информационном взаимодействии между заинтересованными органами власти с целью обеспечения возможности электронного обмена данными;

§  совершенствование действующей нормативной правовой базы с целью установления возможности обработки сообщений, поступивших по электронным каналам связи, в том числе в рамках предоставления услуги;

§  обучение работников заинтересованных органов власти и организаций;

§  модернизацию аппаратного обеспечения заинтересованных органов власти и организаций.

9. Рекомендации по выполнению четвертого этапа перехода на предоставление услуг в электронной форме

9.1. Цель четвертого этапа – обеспечение «прозрачности» и понятности процесса предоставления услуги для заявителя, а также избавление от документооборота на бумажных носителях при внутри и межведомственном взаимодействии в процессе предоставления услуги.

9.2. В целях обеспечения возможности осуществления заявителем мониторинга сведений о ходе предоставления услуги рекомендуется обеспечить автоматизированный внутри и межведомственный обмен данными (в том числе при проведении согласований) при выполнении административных процедур в рамках предоставления услуги.

Обмен информацией между субъектами информационного обмена рекомендуется организовывать только через Систему межведомственного взаимодействия электронного правительства (в т.ч. РСМЭВ).

9.3. В рамках осуществления работ по совершенствованию нормативных правовых актов в целях реализации четвертого этапа перехода могут быть осуществлены следующие работы:

§ доработку нормативных правовых актов в части установления возможности электронного взаимодействия с заявителем в ходе всего процесса предоставления услуги (в случае, если такая возможность в настоящее время не предусмотрена);

§ доработку нормативных правовых актов в части установления возможности для заявителя получать информацию о ходе предоставления услуги с использованием инфраструктуры электронного правительства, в том числе при помощи Регионального портала и Муниципального портала;

§ доработку нормативных правовых актов в части включения положений, определяющих основания и порядок отслеживания, а также предоставления информации о ходе предоставления услуги.

9.4. В планы мероприятий мэрии города в зависимости от объема полномочий рекомендуется включать следующие мероприятия:

§ формирование графических карт (блок-схем) предоставления услуги на момент «до выполнения мероприятий четвертого этапа»;

§ проведение всестороннего анализа процедур предоставления услуги и выработка предложений по улучшению указанного процесса в рамках четвертого этапа;

§ формирование графических карт (блок-схем) предоставления услуги на момент «после завершения выполнения четвертого этапа»;

§ определение перечня «контрольных точек» процесса предоставления услуги, которые будут применяться для предоставления заявителю информации о ходе предоставления услуги. Для каждой «контрольной точки» должны быть указаны возможные предшествующие и последующие «контрольные точки», а также контрольный срок наступления следующей «контрольной точки». В число «контрольных точек» рекомендуется обязательно включать такие, как «обращение зарегистрировано», «запрос о предоставлении услуги отклонен», «подготовлен мотивированный отказ», «подготовлен итоговый документ, просьба явиться в службу». Также в число «контрольных точек» рекомендуется обязательно включать факт передачи документов на согласование в заинтересованные органы власти и организации.

§ актуализацию информации и определение необходимых объемов разработки и внесения изменений в законодательство Российской Федерации (при необходимости), совершенствования программного обеспечения, программы подготовки кадров: состав и количество документов, количество автоматизированных рабочих мест, подлежащих модернизации, перечень работников, подлежащих переобучению и т.д.;

§ доработку административного регламента предоставления услуги (при необходимости);

§ проведение обучения работников, участвующих в приеме документов для предоставления услуги работе с электронными документами;

§ обновление информационных стендов с информацией об услугах;

§ комплекс мер, направленных на модернизацию программно-аппаратного обеспечения в связи с увеличением операционной нагрузки на информационные системы, связанной с увеличением обмена данными между информационными системами, а также в связи с началом использования детализированного административного регламента, включающего осуществление в электронной форме отдельных административных процедур;

§ формирование «переходного» плана мероприятий, предусматривающего:

§  подготовку временных инструкций по работе с документами заявителей, зарегистрированными и обрабатывающимися в соответствии с требованиями третьего этапа;

§  план обновления специального программного обеспечения;

§  информирование заявителей об изменении порядка обработки документов (по документам, зарегистрированным и обрабатывающимся в соответствии с требованиями третьего этапа);

§ внесение изменений или заключение соглашений об информационном обмене через РСМЭВ с Уполномоченным органом исполнительной власти Архангельской области;

§ изменение и размещение на Региональном портале  и Муниципальном портале форм документов (при необходимости);

§ разработку информационных систем и ресурсов, обеспечивающих предоставление услуги в соответствии с требованиями четвертого этапа (при необходимости);

§ модернизацию специального программного обеспечения, включающую:

§  интеграцию системы приема и обработки документов заявителей с Муниципальным порталом или с Региональным порталом с целью обеспечения возможности приема документов для предоставления услуг в электронной форме;

§  интеграцию информационной системы приема и обработки документов заявителей с информационной системой, предназначенной для обеспечения предоставления услуги (при необходимости);

§  интеграцию системы приема и обработки документов заявителей или иной информационной системы, предназначенной для обеспечения предоставления услуги с информационными системами мэрии города и организаций, участвующих в процессе предоставления услуги (при их наличии);

§ внесение изменений в информацию об услуге, размещенную на Региональном портале и Муниципальном портале на первом и втором этапе (при необходимости);

§ подготовку отчета о завершении выполнения четвертого этапа.

9.5.  При наличии нескольких органов и организаций, участвующих в процессе предоставления услуги, а также в случае участия в процессе предоставления услуги федеральных органов исполнительной власти (территориальных органов федеральных органов исполнительной власти) в детальные планы организаций включаются следующие мероприятия:

§ заключение или внесение изменений в соглашения об информационном обмене между заинтересованными органами власти и организациями, участвующими в процессе предоставления услуги;

§ модернизацию программного обеспечения заинтересованных органов власти и организаций с целью обеспечения возможности электронного взаимодействия;

§ совершенствование действующей нормативной правовой базы с целью установления возможности использования инфраструктуры электронного правительства для межведомственного информационного обмена, в том числе в рамках предоставления услуги;

§ обучение работников заинтересованных органов власти и организаций;

§ модернизацию программно-аппаратного обеспечения заинтересованных органов власти и организаций.

10. Рекомендации по выполнению пятого этапа перехода на предоставление услуг в электронной форме

10.1. Цель пятого этапа – максимальное сокращение использования бумажных носителей информации в процессе предоставления услуги, в том числе обеспечение возможности получения заявителем в электронной форме результата предоставления услуги.

10.2. В рамках выполнения работ по реализации пятого этапа обмен информацией между субъектами информационного обмена также как и на четвертом этапе, рекомендуется организовывать только через Систему межведомственного электронного взаимодействия электронного правительства (в т.ч. РСМЭВ).

На пятом этапе рекомендуется обеспечивать предоставление информации из баз данных федеральных органов исполнительной власти, исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления в автоматическом режиме.

10.3. В рамках осуществления работ по совершенствованию нормативных правовых актов в целях реализации пятого этапа перехода могут быть осуществлены следующие работы:

§ доработка нормативных правовых актов в части установления необходимости электронного межведомственного и межуровневого взаимодействия в процессе предоставления услуги, а также электронного взаимодействия с заявителем;

§ определение положений, в соответствии с которыми результат предоставления услуги должен выдаваться в электронной форме.

10.4. В планы мероприятий мэрии города в зависимости от объема полномочий органов власти рекомендуется включать следующие мероприятия:

§ формирование графических карт (блок-схем) предоставления услуги на момент «до выполнения мероприятий пятого этапа»;

§ проведение всестороннего анализа процедур предоставления услуги и выработка предложений по улучшению указанного процесса в рамках пятого этапа;

§ формирование графических карт (блок-схем) предоставления услуги на момент «после завершения выполнения пятого этапа»;

§ пересмотр перечня «контрольных точек» процесса предоставления услуги, которые будут применяться для предоставления заявителю информации о ходе предоставления услуги. В перечень контрольных точек рекомендуется включить «документы переданы на согласование в орган власти», «информация о результате предоставления услуги передана в заинтересованные органы власти: список»;

§ актуализацию информации и определение необходимых объемов внесения изменений законодательство Российской Федерации, совершенствования программного обеспечения, программы подготовки кадров: состав и количество документов, количество автоматизированных рабочих мест, подлежащих модернизации, перечень работников, подлежащих переобучению и т.д.;

§ доработку административного регламента предоставления услуги (при необходимости);

§ проведение обучения работников, участвующих в приеме и обработке документов заявителей (при внесении изменений в административный регламент);

§ обновление информационных стендов, содержащих информацию об услугах;

§ комплекс мер, направленных на модернизацию программно-аппаратного обеспечения в связи с увеличением операционной нагрузки на информационные системы, связанной с обращениями заинтересованных организаций к базам данных с целью получения информации о результате предоставления услуги;

§ формирование «переходного» плана мероприятий, предусматривающего:

§  подготовку временных инструкций по работе с документами заявителей, зарегистрированными и обрабатывающимися в соответствии с требованиями четвертого этапа;

§  план обновления специального программного обеспечения;

§  информирование заявителей об изменении порядка обработки документов (по документам, зарегистрированным и обрабатывающимся в соответствии с требованиями четвертого этапа);

§ внесение изменений или заключение соглашений об информационном обмене через РСМЭВ с Уполномоченным органом исполнительной власти Архангельской области;

§ изменение и размещение на Региональном портале и Муниципальном портале форм документов (при необходимости);

§ разработку информационных систем и ресурсов, обеспечивающих предоставление услуги в соответствии с требованиями пятого этапа (при необходимости);

§ модернизацию специального программного обеспечения, включающую:

§ модернизацию механизмов информационного обмена между автоматизированной системой приема и обработки документов заявителей, Муниципальным или Региональным порталом, информационной системой, предназначенной для обеспечения предоставления услуги (при необходимости) и информационными системами заинтересованных органов власти и организаций, участвующих в процессе предоставления услуги (при их наличии);

§ интеграцию автоматизированной системы приема и обработки документов заявителей или информационной системы, предназначенной для обеспечения предоставления услуги с информационными системами заинтересованных органов власти и организаций с целью предоставления информации о результате оказания услуги (при необходимости);

§ внесение изменений в информацию об услуге, размещенную на Региональном портале и Муниципальном портале на первом и втором этапе (при необходимости);

§ подготовку отчета о завершении выполнения пятого этапа.

10.5. При наличии нескольких органов и организаций, участвующих в процессе предоставления услуги (в т.ч. получающих информацию о результате оказания услуги), а также в случае участия в процессе предоставления услуги федеральных органов исполнительной власти (территориальных органов федеральных органов исполнительной власти) в детальные планы организаций включаются следующие мероприятия:

§ заключение или внесение изменений в соглашения об информационном обмене между заинтересованными органами и организациями, участвующими в процессе предоставления услуги;

§ разработку или модернизацию программного обеспечения заинтересованных органов власти с целью обеспечения возможности электронного взаимодействия в соответствии с требованиями пятого этапа;

§ совершенствование действующей нормативной правовой базы с целью установления возможности использования инфраструктуры электронного правительства для межведомственного информационного обмена, в т.ч. для получения информации о результате оказания услуги;

§ обучение работников заинтересованных органов власти и организаций;

§ модернизацию аппаратно-программного обеспечения заинтересованных органов власти и организаций.